EN
دشن مجلس جامعة جنوب الوادي، اليوم الاثنين، برئاسة الدكتور يوسف غرباوي رئيس الجامعة، نظام الإدارة الإلكترونية للاجتماعات "اجتماع" وهو عبارة عن تطبيق إلكتروني من إنتاج جامعة جنوب الوادي خلال العام الجامعي"2020/2021".
و قال رئيس جامعة جنوب الوادي، إن هذا النظام تم إعداده في سياق خطة التحول الرقمي للجامعة، حيث يمكن من إدارة الاجتماعات الجامعية" مجالس- لجان" بطريقة آلية شاملة الأرشفة الإلكترونية، واسترجاع البيانات، والبحث عن موضوعات محددة، وإعداد أجندة الاجتماعات، وإرسال الدعوات بطريقة آلية، و تأكيد الحضور أو الاعتذار المسبق، وحساب نسبة الأصوات حول موضوع محدد" موافق- غيرموافق"، وتأجيل الاجتماعات وتغيير موعدها وتوقيتها ومكانها، وما إلى ذلك من التفاصيل.
وأضاف الدكتور أحمد عكاوي- نائب رئيس الجامعة لشئون الدراسات العليا والبحوث، والمدير التنفيذي لمشروع إعداد تطبيق "إجتماع"، بأن هذا النظام يتيح إعداد حساب إلكتروني لأي مجلس أو لجنة داخل الجامعة بشرط وجود قرار تشكيل لهذا المجلس أو اللجنة، كما يضمن النظام جودة تنفيذ الاجتماعات من خلال ضبط صلاحية دخول الأعضاء، حيث لا يتيح للعضو المنتهية صلاحية عضويته الدخول على النظام أو من بلغ سن التقاعد إلا إذا تم تمديد الصلاحية له من المدير التقني للنظام أو أمين المجلس- اللجنة وذلك وفق قرار من السلطة المختصة.
و تابع عكاوى، كما أن مخرجات النظام عبارة عن محاضر اجتماعات تُعد وتُعتمد وترسل إلى الجهات المعنية" حسب الموضوعات التي تخصها فقط" بطريقة آلية، كما يتم حساب واعتماد بدلات حضور الجلسات للأعضاء بطريقة آلية أيضاً وترسل إلى الإدارة المالية للصرف.
و أشار عكاوى، إلى أن هذا النظام أدى للاستغناء عن الدعوات الورقية للاجتماعات، ودعوات الواتس آب للاجتماعات، و أيضا كتابة المحاضر والأوراق والأخبار والمراسلين، وكذلك الخطابات التنفيذية الورقية إلى الجهات المعنية بقرارات المجلس.
و أضاف نائب رئيس الجامعة، كما عالج النظام المشكلات التالية: الالتباس الخاص بتغيير تاريخ- وقت- مكان الاجتماع، ومشاركة غير قانونية للأعضاء الذين انتهت فترة عضويتهم، وأيضاً مشاركة غير قانونية للأعضاء الذين بلغوا سن التقاعد، وعالج أيضا نسيان القرارات القديمة واتخاذ قرارات جديدة عكس القديمة دون انتباه إليها نظراً لغياب الذاكرة الخاصة بالمجالس- اللجان.
يذكر أن هذا التطبيق تم إنتاجه خلال فترة زمنية استغرقت حول ٦ أشهر، بإشراف مباشر و متابعة من الدكتور يوسف غرباوى، رئيس الجامعة، وإدارة تنفيذية لنائب رئيس الجامعة لشئون الدراسات العليا والبحوث، وتكون فريق المبرمجين من الدكتور سامح مصطفى، وحمادة أحمد بكلية الحاسبات والمعلومات بجامعة جنوب الوادي، وتم تطبيقه بصورة تجريبية على مجلس الدراسات العليا والبحوث المنعقد في شهر أبريل الجاري برعاية رئيس الجامعة، وكانت التجربة ناجحة تماماً.
